ED07 - Tài liệu quy trình GoBD: Trường bắt buộc, Phiên bản hóa, Phê duyệt

Vấn đề

GoBD Rz. 64–91 yêu cầu một tài liệu quy trình - nhưng trong lĩnh vực doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là ngoại lệ lớn:

“Tài liệu quy trình là gì?” - hầu hết doanh nhân không biết thuật ngữ này, chứ chưa nói đến nội dung
“Đó là việc của cố vấn thuế” - nhiều người tin rằng StB tạo tài liệu quy trình - nhưng ông ấy chỉ có thể hướng dẫn, doanh nhân phải tự tạo và duy trì
Tài liệu Word trên bàn làm việc - nếu có tài liệu quy trình, nó là một tài liệu Word tĩnh, không được cập nhật khi chuyển đổi hệ thống
- vi phạm GoBD
Không có phiên bản hóa - các thay đổi đối với tài liệu quy trình không được ghi nhận theo cách có thể truy vết - nhưng GoBD Rz. 83 yêu cầu tính cập nhật và khả năng truy vết
Không có phê duyệt - tài liệu quy trình không bao giờ được “phê duyệt” - nhưng GoBD yêu cầu trạng thái tại thời điểm kiểm tra phải rõ ràng
Chuyển đổi hệ thống không được ghi nhận - khi migration sang phần mềm mới, tài liệu quy trình không được cập nhật tiếp - GoBD Rz. 146–150 yêu cầu điều này một cách rõ ràng

Tuyên bố cốt lõi

Tài liệu quy trình tuân thủ GoBD trong Git-Repo có nghĩa là:

Tài liệu quy trình là một Git-Artefakt được phiên bản hóa - không phải tài liệu Word, mà là Markdown + JSON trong repo
Mọi thay đổi đều có thể truy vết - git log hiển thị Ai, Khi nào, Cái gì, Tại sao (tác giả commit, dấu thời gian uuidV7, diff, thông điệp commit)
Phê duyệt bằng tag - một Git-Tag đánh dấu trạng thái đã phê duyệt của tài liệu quy trình (ví dụ: vd-v1.0-2026)
Chuyển đổi hệ thống được cập nhật tiếp - khi migration, một commit mới có lý do được tạo, phiên bản cũ vẫn có thể truy vết
Bản thân repo là một phần của tài liệu quy trình - git log hiển thị quy trình, .gitcover/schemas/ hiển thị cấu trúc dữ liệu, Git-Hooks hiển thị các kiểm soát

Compliance by Design: Tài liệu quy trình không phải là việc bổ sung sau - nó hình thành thông qua việc sử dụng Git. Ai làm việc với Git-Repositories sẽ tự động ghi nhận quy trình của mình thông qua commit, diff và tag. Tài liệu quy trình chính thức bổ sung thêm phần mô tả dành cho con người đọc.

Tài liệu quy trình là gì?

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart TD VD["Verfahrensdokumentation
(GoBD Rz. 64–91)"] VD --> V["Verfahren
(Wie wird gebucht?)"] VD --> S["Systemumgebung
(Welche Software/Hardware?)"] VD --> O["Organisation
(Wer macht was?)"] VD --> K["Kontrollen
(Wie wird geprüft?)"] VD --> D["Daten
(Welche Formate/Strukturen?)"] V --> G["Git-Repo
(Commits, Hooks)"] S --> G O --> G K --> G D --> G style VD fill:#0F1B33,stroke:#0F1B33,color:#FBFAF7 style V fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style S fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style O fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style K fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style D fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style G fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33

Yêu cầu GoBD	Nội dung	Git đáp ứng như thế nào
Quy trình (Rz. 64–71)	Mô tả quy trình kế toán	`git log` hiển thị từng bước; thông điệp commit ghi nhận lý do
Môi trường hệ thống (Rz. 72–76)	Phần mềm, phần cứng, phiên bản	`.gitcover/` với schema, dictionaries; `git config` hiển thị cài đặt
Tổ chức (Rz. 77–80)	Trách nhiệm, vai trò, quyền hạn	trường `role` cho mỗi artefakt; `git log --author` hiển thị trách nhiệm
Kiểm soát (Rz. 81–85)	Kiểm soát nội bộ, kiểm tra hợp lý	Pre-Commit-Hooks (schema, lĩnh vực, tính lỗi thời); Post-Commit-Hooks (index)
Dữ liệu (Rz. 86–91)	Cấu trúc dữ liệu, định dạng, giao diện	JSON-Schemata trong `.gitcover/schemas/`; Sidecar với `v7g_taxonomy`

Các trường bắt buộc của tài liệu quy trình

Cấu trúc trong Git-Repo

ORG-1/
├── .gitcover/
│   ├── schemas/                    # Datenstrukturen (Rz. 86–91)
│   │   ├── diary-entry-1.0.schema.json
│   │   ├── v7g-sidecar-2.0.schema.json
│   │   └── timesheet-1.0.schema.json
│   ├── dictionaries/               # Klassifizierungen (Rz. 86–91)
│   │   ├── spheres.json
│   │   ├── roles.json
│   │   └── beleg-types.json
│   └── LEGAL_ENTITY.gc.json       # Tenant-Identität
├── docs/
│   └── verfahrensdokumentation/
│       ├── README.md               # Einstieg + Übersicht
│       ├── 01-verfahren.md         # Buchführungsverfahren (Rz. 64–71)
│       ├── 02-systemumgebung.md    # Software/Hardware (Rz. 72–76)
│       ├── 03-organisation.md      # Zuständigkeiten (Rz. 77–80)
│       ├── 04-kontrollen.md        # Internen Kontrollen (Rz. 81–85)
│       └── 05-daten.md             # Datenstrukturen (Rz. 86–91)
└── .githooks/
    ├── pre-commit                  # Kontrollen (Rz. 81–85)
    └── post-commit                 # Index-Generierung

Tài liệu quy trình như một JSON-Artefakt

Bản thân tài liệu quy trình là một artefakt được phiên bản hóa với V7GUID (Class) và uuidV7 (Object ID làm DocID):

{
  "$schema": "https://gitcover.org/schemas/verfahrensdoku-1.0.schema.json",
  "V7GUID": "<V7GUID-Class-aus-Registry>",
  "docUid": "<uuidV7-Object-mit-vorgegebener-Zeitmarke>",
  "author": "E1",
  "role": "GF",
  "tenant": "ORG-1",
  "sphere": "wirtschaftlich",
  "source": "E1",
  "version": "1.0",
  "status": "released",
  "sections": ["01-verfahren", "02-systemumgebung", "03-organisation", "04-kontrollen", "05-daten"]
}

Lưu ý: uuidV7 là DocID của tài liệu quy trình. Composite Key V7GUID:uuidV7 phục vụ tổ chức lưu trữ và truy vấn DB. Không có trường datetime/date riêng - thời gian nằm trong uuidV7.

Phiên bản hóa và phê duyệt

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart TD E["Entwurf
Commit 1"] E --> R["Review
Commit 2 (Änderungen)"] R --> F["Freigabe
Tag: vd-v1.0-2026"] F --> P["Produktiv
Stand v1.0"] P --> A["Änderung nötig
(z. B. Systemwechsel)"] A --> E2["Entwurf v2.0
Commit 3"] E2 --> R2["Review v2.0"] R2 --> F2["Freigabe
Tag: vd-v2.0-2027"] F2 --> P2["Produktiv
Stand v2.0"] F -.-> OBS["obsolescence:
v1.0 → superseded by v2.0"] style E fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style R fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style F fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7 style P fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style A fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style E2 fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style R2 fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style F2 fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7 style P2 fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style OBS fill:#E5E7EB,stroke:#6B7280,color:#0F1B33

Giai đoạn	Thao tác Git	Liên quan GoBD
Bản nháp	Commit trên `main` (hoặc feature branch)	Rz. 83 (tính cập nhật)
Đánh giá	Các commit tiếp theo với thay đổi	Rz. 83 (khả năng truy vết)
Phê duyệt	`git tag vd-v1.0-2026`	Rz. 83 (trạng thái ràng buộc)
Vận hành	Tag không thể thay đổi (Protected)	Rz. 146 (tính bất biến)
Thay đổi	Commit mới + tag mới	Rz. 146–150 (chuyển đổi hệ thống)
Tính lỗi thời	Phiên bản cũ `obsolescence: superseded_by`	Rz. 146 (khả năng truy vết)

Quan trọng - Tag làm dấu hiệu phê duyệt: Một Git-Tag là bất biến

nó đánh dấu một trạng thái commit chính xác, không thể bị thay đổi sau đó. Điều này tương ứng với GoBD Rz. 146 (tính bất biến). Người kiểm tra có thể dùng git show vd-v1.0-2026 để tái dựng chính xác trạng thái của tài liệu quy trình tại thời điểm kiểm tra.

Chuyển đổi hệ thống và Migration (GoBD Rz. 146–150)

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart LR A["Altes System
(z. B. Cloud-Lohn)"] A --> M["Migration
Commit mit Begründung"] M --> N["Neues System
(z. B. Git-Cover)"] A --> DA["Daten alt
git bundle
(self-contained)"] N --> DN["Daten neu
Git-Repo
(fortgeführt)"] M --> VD["Verfahrensdoku
fortgeschrieben
+ Commit-Message
mit Begründung"] style A fill:#FDBA74,stroke:#C2410C,color:#0F1B33 style M fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style N fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style DA fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style DN fill:#D1FAE5,stroke:#0A7F5C,color:#0F1B33 style VD fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7

GoBD Rz. 146–150 yêu cầu khi chuyển đổi hệ thống:

Giữ dữ liệu của hệ thống cũ luôn khả dụng - git bundle như một kho lưu trữ self-contained (không cần tài khoản cloud, xem ED05 Z3)
Cập nhật tiếp tài liệu quy trình - commit mới với lý do: “Migration từ Cloud-Lohn sang GitCover, ngày, vai trò”
Ghi nhận giai đoạn chuyển tiếp - dữ liệu nào được migration như thế nào, những kiểm tra nào đã được thực hiện
Đánh dấu phiên bản cũ là lỗi thời - obsolescence: superseded_by trong artefakt tài liệu quy trình cũ

Ví dụ thực tế: Doanh nhân (E1) migration từ một phần mềm tính lương cloud sang GitCover. Anh ấy tạo một git bundle của dữ liệu cũ, cập nhật tiếp tài liệu quy trình (commit mới với thông điệp commit “Migration zu GitCover, 260815, Rolle: GF”), đánh dấu phiên bản cũ là superseded và gắn tag phiên bản mới là vd-v2.0-2027. Người kiểm tra có thể truy vết cả hai phiên bản.

Bản thân repo như tài liệu quy trình

%%{init: {'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#FBFAF7','primaryTextColor':'#0F1B33','primaryBorderColor':'#6B7280','lineColor':'#6B7280'}}}%% flowchart TD R["Git-Repo"] R --> GL["git log
Verfahren (Rz. 64–71)"] R --> GC["git config
Systemumgebung (Rz. 72–76)"] R --> GA["git log --author
Organisation (Rz. 77–80)"] R --> GH["Git-Hooks
Kontrollen (Rz. 81–85)"] R --> SC["Schemata + Sidecars
Daten (Rz. 86–91)"] GL --> VD["Verfahrensdokumentation
entsteht automatisch"] GC --> VD GA --> VD GH --> VD SC --> VD style R fill:#0F1B33,stroke:#0F1B33,color:#FBFAF7 style GL fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style GC fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style GA fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style GH fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style SC fill:#DBEAFE,stroke:#1D4ED8,color:#0F1B33 style VD fill:#10A987,stroke:#0A7F5C,color:#FBFAF7

Nhận thức cốt lõi: Một Git-Repo tự nó là một tài liệu quy trình - git log hiển thị quy trình, git config hiển thị môi trường hệ thống, Git-Hooks hiển thị các kiểm soát, schema hiển thị cấu trúc dữ liệu. Tài liệu quy trình chính thức (Markdown trong docs/verfahrensdokumentation/) bổ sung thêm phần mô tả dành cho con người đọc

nhưng nguồn có thẩm quyền là chính repo.

Đòn bẩy rủi ro

Hôm nay (chi phí thấp)	Ngày mai (an toàn kiểm toán)	Rủi ro được giảm thiểu
Tài liệu quy trình là Git-Artefakt	GoBD Rz. 64–91 được đáp ứng theo thiết kế	Ước tính § 162 AO (không có tài liệu quy trình)
`git log` làm bằng chứng quy trình	Khả năng truy vết trong thời gian hợp lý	Việc phản đối tài liệu quy trình
Tag làm dấu hiệu phê duyệt	Trạng thái bất biến tại thời điểm kiểm tra	Việc phản đối trạng thái
Chuyển đổi hệ thống dưới dạng commit + bundle	Tuân thủ GoBD Rz. 146–150	Vi phạm GoBD do thay đổi không được ghi nhận
Đánh dấu tính lỗi thời	Các phiên bản cũ có thể truy vết	Thay đổi bị che giấu
Bản thân repo là tài liệu quy trình	Tài liệu tự động thông qua việc sử dụng	Tài liệu quy trình lỗi thời

Yêu cầu Harness (Xem trước)

Có thể suy ra từ ED07:

ID	Yêu cầu	Ưu tiên
FA-6.1	Tài liệu quy trình là Git-Artefakt được phiên bản hóa	MUST
FA-6.3	Quản lý bảng tài khoản SKR04 (bao gồm tài khoản lương)	SHOULD
FA-6.6	Tính bất biến sau phê duyệt (tag, protected branches)	MUST
FA-6.7	Trình tạo web tĩnh cho kết chuyển kỳ (Z3+)	SHOULD
TA-2.1	Pre-Commit: xác thực JSON-Schema	MUST
TA-2.4	Pre-Commit: kiểm tra trạng thái lỗi thời	SHOULD
TA-2.6	Post-Commit: tạo index tự động	SHOULD

Danh sách yêu cầu đầy đủ trong Harness-Anforderungen.md.

Nguồn

GoBD (BMF-Schreiben, Rz. 64–91 - tài liệu quy trình, Rz. 146–150 - chuyển đổi hệ thống, Rz. 83 - tính cập nhật)
AO (§ 146 - quy định về trật tự, § 147 - lưu trữ)
E1/agents/ (ẩn danh) - khái niệm SSoT với tài liệu quy trình là Git-Artefakt

Cấu trúc nguồn và liên kết tham chiếu CDN

Vai trò	Vị trí	Mục đích
Primary / SSoT	git.gitcover.org/GCC	Kho lưu trữ chuẩn (ký GPG, được phiên bản hóa)
Public OSS Mirror / CDN	codeberg.org/gitcover-commons	Bản sao chỉ đọc; khám phá FLOSS
Community Hub	github.com/gitcover-commons	Issues & Discussions; tham chiếu mã nguồn trên Codeberg

Lưu ý: Việc phân loại nguồn, mirror và community hub này phản ánh trạng thái hiện tại và có thể thay đổi. Vui lòng kiểm tra nguồn chuẩn tương ứng trên gitcover.org để biết trạng thái hiện tại.